ALK:n TIETOSUOJASELOSTE

 

Voimaantulopäivämäärä: 25. toukokuuta 2018

 

SOVELTAMISALA JA MUUTOKSET

Tämä on yleinen seloste siitä, miten me käsittelemme ulkoisten rekisteröityjen, kuten asiakkaitten, kuluttajien ja liikekumppanien, henkilötietoja.

Mikäli tarpeellista ja tarkoituksenmukaista, me julkistamme muita tietosuojaselosteita tietyissä tilanteissa, mikä voi muuttaa ja/tai täydentää tässä annettuja tietoja.

Tätä selostetta saatetaan päivittää ajoittain, ja kun näin tehdään, annamme välittömästi tarpeelliset muutokset sisältävän päivitetyn version.

 

HENKILÖTIETOJEN JA YHTEYSTIETOJEN REKISTERINPITÄJÄT

ALK ja sen yksiköt (täysi luettelo ja yhteystiedot ovat saatavilla täällä) ovat yhdessä henkilötietojen rekisterinpitäjiä. Yleisenä sääntönä pätee, että paikalliset ALK-tytäryhtiömme ovat rekisteröidyn ensisijaisia yhteyspisteitä, myös kun henkilöt käyttävät oikeuksiaan. Tällaisia oikeuksia voidaan kuitenkin käyttää jokaiseen rekisterinpitäjään liittyen ja näitä vastaan.

ALK Finlandin ensisijaiset yhteystiedot: ALK-Abelló Nordic A/S, Branch office in Finland, Linnoitustie 4, 02600 Espoo, s-posti infofi@alk.net

ALK:n tietosuojavastaavien yhteystiedot ovat saatavilla täällä.

 

KÄSITTELEMÄMME HENKILÖTIEDOT

Käsittelemme tietojasi yleensä vain, kun niitä tarvitaan oikeutettuihin liiketoimintatarkoituksiimme, meidän on tehtävä niin asianmukaisen lain nojalla tai kun annat ne vapaaehtoisesti.

Käsittelemme arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja, vain, kun olemme valtuutettuja siihen asianmukaisten lakien nojalla tai kun sinä annat siihen nimenomaisen ja tietoisen suostumuksesi. Me emme tietoisesti kerää verkossa tietoja lapsista verkkosivujemme ja sovellustemme välityksellä, ja muissa tapauksissa me keräämme tällaisia tietoja vain, kun se on tarpeellista ja tarkoituksenmukaista asianmukaisten lakien nojalla. Kun me teemme niin, niin aina yhdessä lasten vanhempien tai huoltajien kanssa.

 

Me tarvitsemme syyn (”tarkoituksen”) ja oikeusperustan tietojesi käsittelyyn. Tietojen tyypit ja merkitykselliset yksityiskohdat:

1. Tiedot, joita tarvitaan sopimuksen täytäntöönpanoon kanssasi (esim. kun tilaat tuotteitamme tai kun allekirjoitat kauppasopimuksen kanssamme koskien meille toimittamiesi tai meiltä saamiesi tuotteita tai palveluja), kuten yhteystietosi; sopimukseen liittyvät tunnisteet; rahaliikennetiedot; tilaukseen, lähetykseen ja toimitukseen liittyvät tiedot; sopimuksen yksityiskohdat ja sen täytäntöönpanotiedot;
   
   1. Tarkoitus: sopimuksen täytäntöönpano kanssasi
   2. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano kanssasi
   3. Säilytysaika: niin kauan kuin sopimus on voimassa ja 2 vuotta sen jälkeen (aikaa voidaan pidentää, esim. lakisääteisten vaatimusten tai oikeustoimien vuoksi)
   4. Tietojen lähde: tiedot on yleensä saatu sinulta tai sisäisten liiketoimintaprosessien välityksellä.
   5. Vaatimus antaa tiedot ja antamatta jättämisen seuraukset: sopimuksen täytäntöönpanoon tarvittavat tiedot ovat edellytykset sopimuksen solmimiseen / tilauksen tekemiseen sekä saamaan tai toimittamaan asiaankuuluvat tuotteet ja palvelut.

 

1. Lakisääteisten vaatimusten noudattamista varten käsiteltävät tiedot, kuten verotiedot, asianmukaiset terveyttä, turvallisuutta ja työkapasiteettia koskevat tiedot, rahanpesun torjuntaan liittyvät lait jne.
   
   1. Tarkoitus: lakisääteisten vaatimusten noudattaminen
   2. Oikeusperuste: lakisääteisten vaatimusten noudattaminen
   3. Säilytysaika: niin kauan kuin asiaankuuluvat lait sitä vaativat
   4. Tietojen lähde: tiedot on yleensä saatu sinulta tai sisäisten liiketoimintaprosessien välityksellä.
   5. Vaatimus antaa tiedot ja antamatta jättämisen seuraukset: sinua saatetaan pyytää antamaan joitakin tietoja, kuten veronumerosi, asianmukaisten lakien nojalla, ja tällaisten tietojen antamatta jättäminen voi aiheuttaa sen, että ALK ei pysty täyttämään lakisääteisiä vaatimuksia, mikä voi aiheuttaa seurauksia asianmukaisten lakien mukaisesti.

 

1. Tiedot, joiden käyttöön meillä on oikeutettu etu liiketoiminnassamme, kuten yrityksen asiakirjat, suhteemme ja toimiemme yksityiskohdat; asianmukaiset liiketoiminnan luokittelut ja yhteystiedot; yleisesti saatavilla olevat liiketoimintaan liittyvät tiedot työntekijöistä sekä yritysten ja viranomaisten edustajista; liiketoimintaan liittyvät sähköpostit ja kirjeenvaihto; kokouksiin ja koulutuksiin osallistumiseen liittyvät tiedot, tai kun annetaan julkisia haastattelua tai osallistutaan virallisiin tilaisuuksiin; tietoturvaan ja tietojen hallintaa liittyvät tiedot (me käytämme myös evästeitä – kun vierailet verkkosivustollamme, saat asianmukaisen ilmoituksen niiden käytöstä); vilpin ja väärinkäytön ehkäisemiseen sekä matkoilla ja tilaisuuksissa terveyden ja turvallisuuden varmistamiseen liittyvät tiedot; turvallisuus- ja vierailijatiedot, sisältäen toimipaikkojemme turvallisuuteen käytetyn CCTV-kamerajärjestelmän. Meillä on myös oikeutettu etu jakaa tietoja ALK-konsernin sisällä sisäiseen hallinnolliseen tarkoitukseen ja luovuttaa tiedot ulkoisille osapuolille, joiden kanssa työskentelemme (esim. matkanjärjestäjille), sikäli kuin se on asianmukaista.
   
   1. Tarkoitus: liiketoimintamme toteuttaminen tehokkaasti ja turvallisesti, sisältäen tietojen sekä työntekijöiden ja potilaiden turvallisuuden säilyttämisen, tuotteiden ja palvelujen asianmukaisen laadun varmistamisen, ALK:n samankaltaisten tuotteiden tai palvelujen suoramarkkinoinnin ostamiesi lisäksi (voit aina valita sen pois)
   2. Oikeusperuste: oikeutetut etumme
   3. Säilytysaika: tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tarpeellista, ja ne ovat ajoittaisten tarkastusten ja sisäisten tietojen säilyttämistä koskevien sääntöjen alaisia. Säilytämme liiketoimintaan liittyvät tiedot tavallisesti kahden vuoden ajan viimeisen vuorovaikutuksemme jälkeen.
   4. Tietojen lähde: tiedot on yleensä saatu vuorovaikutuksessa sinun ja liikekumppanien kanssa, mikäli tarpeellista.
   5. Vaatimus antaa tiedot ja antamatta jättämisen seuraukset: useimmissa tapauksissa tiedot saadaan vuorovaikutuksista ja liiketoiminnasta, joihin olet osallisena. Harvoissa tapauksissa sinulta saatetaan pyytää joitakin tietoja, sikäli kuin tällaisten tietojen pyytäminen on oikeutettua asianmukaisen liiketoiminnan yhteydessä. Tällaisissa tapauksissa mahdollisista seurauksista ilmoitetaan sinulle, mikäli tarpeellista.

 

Voit ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa saadaksesi lisätietoja siitä, miten säilytämme tasapainon meidän oikeutettujen etujemme ja sinun oikeuksiesi ja vapauksiesi välillä.

 

1. Tiedot, joiden käsittelyyn annat suostumuksesi, esim. kun tilaat uutiskirjeemme tai annat valinnaisia tietoja yhteydenottolomakkeissa
   
   1. Tarkoitus: antaa sinulle mahdollisuus jakaa tietoja sekä saada tietoja ja palveluja, jotka on sovitettu sinun tarpeittesi mukaan
   2. Oikeusperuste: suostumus
   3. Säilytysaika: tietoja säilytetään vain niin kauan kuin haluat tai niin kauan, kuin se on mielestämme tarpeellista liiketoimintatilanteen tai palvelun yhteydessä, kumpi tapahtuu aiemmin.
   4. Tietojen lähde: tiedot saadaan tavallisesti suoraan sinulta
   5. Vaatimus antaa tiedot ja antamatta jättämisen seuraukset: sinun ei tarvitse antaa tietoja.

Aina kun se on mahdollista, me annamme sinulle enemmän yksityiskohtaista tietoa erityisistä, asiaankuuluvista laeista ja säilytysajoista.

 

KENELLE ME LUOVUTAMME HENKILÖTIETOSI (HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT)?

 

Mikäli mahdollista, me annamme sinulle enemmän yksityiskohtaista tietoa kolmansista osapuolista ja käsittelijöistä.

i.                ALK:n TYÖNTEKIJÄT JA ULKOISET KÄSITTELIJÄT

Henkilötietojesi vastaanottajat ovat ALK-konserniin kuuluvien yksiköiden työntekijät ja ulkoiset käsittelijät, jotka tarjoavat tiettyjä palveluja ja käsittelevät henkilötietoja meidän puolestamme. He saavat henkilötietosi ainoastaan silloin, kun se on tarpeen, ja he ovat velvoitettuja salassapitoon allekirjoittamiensa oikeudellisten asiakirjojen perusteella.

ii.               RIIPPUMATTOMAT KOLMANNET OSAPUOLET

Mikäli tarpeellista, me luovutamme henkilötietojasi riippumattomille kolmansille osapuolille, kuten asianajajille, viranomaisille tai ulkoisille tarkastajille. Muissa tilanteissa, kuten käyttäessämme ulkoisia tavarantoimittajia tai maksupalveluja, sinä olet osallisena prosessiin, ja mikäli tarpeellista, sinulle tarjotaan mahdollisuus valita transaktio- tai maksutapa.

iii.               TIETOJEN SIIRTÄMINEN EUROOPAN UNIONISTA / EUROOPAN TALOUSALUEELTA KOLMANSIIN MAIHIN

Jos jaamme tietoja Euroopan unionista tai Euroopan talousalueelta kolmannessa maassa sijaitsevan yrityksen tai ALK:n tytäryhtiön kanssa, sovellamme EU:n standardin mukaisia sopimuslausekkeita, niin että vastaanottavan yrityksen täytyy käsitellä henkilötietoja asianmukaisesti, paitsi kun yritys toimii maassa, jonka EU on velvoittanut takaamaan tietosuojan riittävän tason. Lisätietoja tällaisista lausekkeista on saatavilla täällä. Jos tietojen siirtäminen on tarpeellista muissa tilanteissa, me tiedotamme sinulle määräysten noudattamista koskevista toimenpiteistä, jotka ovat EU:n lainsäädännön mukaisia.

 

MITKÄ OVAT SINUN OIKEUTESI?

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä meihin käyttäen tämän selosteen alussa annettuja yhteystietoja tai ota yhteyttä meihin samalla tavalla kuin olet antanut tietosi ja/tai suostumuksesi. Joissakin tilanteissa me pystymme antamaan sinulle myös mahdollisuuden muokata ja ladata tietosi sekä mukauttaa yksityisyysasetuksesi verkossa suojatun yhteyden kautta.

 

SUOSTUMUKSEN PERUUTTAMINEN

Jos olet antanut suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn yhteen tai useampaan tarkoitukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (ilman että se vaikuttaa ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen).

 

PÄÄSY TIETOIHIN JA NIIDEN OIKAISEMINEN

Sinä aikana, kun me käsittelemme tietojasi, sinulla on oikeus tutustua tietoihisi ja pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.

Olet oikeutettu saamaan tiedoistasi kopion, joka toimitetaan sinulle niin, että muiden henkilöiden oikeuksia ja yksityisyyttä kunnioitetaan.

Olet myös oikeutettu pyytämään meitä toimittamaan sinulle kaikki yksityiskohtaiset tiedot koskien henkilötietojesi käsittelyä.

 

TIETOJEN SIIRRETTÄVYYS

Kun olet antanut meille tietojasi, jotka pohjautuvat suostumukseesi tai sinun ja organisaatiomme väliseen sopimukseen, sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Se tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada nämä tiedot siirrettävässä muodossa (jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa) ja siirtää nämä tiedot sinulle tai, mikäli teknisesti toteutettavissa, suoraan toiselle rekisterinpitäjälle (valitsemallesi yksikölle tai henkilölle).

Ota huomioon, että tiedot toimitetaan sinulle niin, että muiden henkilöiden oikeuksia ja yksityisyyttä kunnioitetaan.

 

VASTUSTAMISOIKEUS

Kun käsittelemme tietojasi oikeutettujen etujen perusteella, voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Voit vastustaa ilman perusteluja, kun tietoja käytetään suoramarkkinointiin.

 

POISTAMINEN (”OIKEUS TULLA UNOHDETUKSI”)

Voit pyytää, että henkilötietosi poistetaan ja että niitä ei käsitellä enää. Jos meidän kuitenkin täytyy ja/tai meillä on oikeudellinen velvoite säilyttää tällaiset tiedot, tietojen poistaminen saattaa lykkääntyä. Tällaisissa tilanteissa sinulle tiedotetaan ja kerrotaan lykkääntymisen syy ja se, milloin poistaminen tapahtuu.

 

KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN

Poistamisen vaihtoehtona voi pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Rajoitettuja tietoja saa käsitellä edelleen vain sinun suostumuksellasi tai sovellettavien lakien määrittämistä syistä.

Jos rajoittaminen ei ole mahdollista, koska meidän täytyy ja olemme laillisesti valtuutettuja tai velvollisia tietojen käsittelyyn, sinulle tiedotetaan asiasta ja kerrotaan syyt.

Sinulle tiedotetaan myös, milloin rajoitus päättyy, niin että voit ryhtyä muihin tarpeellisiin toimenpiteisiin.

 

VALITUKSET

Jos et ole tyytyväinen tapaan, jolla tietojasi käsitellään, saamaasi tietoon tai johonkin muuhun henkilötietojesi suojaamista koskevaan asiaan, ota yhteyttä meihin. Voit ottaa myös yhteyttä ALK:n tietosuojavaltuutettuihin.

 

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jos uskot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo EU-lainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa asuinpaikkasi, työpaikkasi on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

Jokaisella tällaisella viranomaisella täytyy olla sen virallisella kielellä laadittu verkkosivusto, jossa kaikki tarpeelliset yksityiskohdat selitetään. Jos sinulla on vaikeuksia saada tällaista tietoa, pyydä meiltä apua.

 

TURVALLISUUS JA MEIDÄN ARVOMME

Suoritamme kohtuullisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojaamaan henkilötietojasi ja varmistamaan, että näitä tietoja käsitellään sovellettavien lakien ja standardien mukaisesti. Meillä on lukuisia asiaankuuluvia sisäisiä käytäntöjä, menetelmiä ja ohjesääntöjä, ja me myös varmistamme, että meillä on tarpeelliset salassapitoa, tietojenkäsittelyä koskevia ja muita sopimuksia ja säännöksiä, niin että tietojasi suojataan riittävästi.

Me kunnioitamme yksityisyyttä ja haluamme varmistaa, että tietosi ovat turvassa, ja mikäli tarpeellista, saat tietoja riskeistä ja kaikista meidän riskinhallintatoimenpiteistämme. Saat lisätietoja ALK:n YKSITYISYYSSELOSTEESTA, joka on saatavilla täällä.

 

AUTOMAATTISET YKSITTÄISPÄÄTÖKSET, PROFILOINTI MUKAAN LUETTUNA

Jotta voimme harjoittaa liiketoimintaamme tehokkaasti ja tarjota korkealaatuisia tuotteita ja palveluja, käytämme lukuisia automaattisia työkaluja ja luokituksia, jotka ovat tärkeitä liiketoimintamme harjoittamisessa.

Mutta et kuitenkaan joudu sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn (profilointi mukaan luettuna), ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia.